On ne vous l’apprend probablement pas, chaque arrivée à l’hôtel est ponctuée d’un passage incontournable à la réception. Juste avant de découvrir votre lit douillet, un formulaire s’invite à la fête, sollicitant vos informations personnelles. Nom, adresse, numéro… mais pourquoi devez-vous fournir ces informations ? Eh bien, les raisons vont au-delà d’une simple curiosité hôtelière. Au sein de l’Union européenne, par exemple, la fameuse « fiche de police » est imposée depuis les accords de Schengen de 1990, compensant la suppression des contrôles frontaliers. Donc, même si une partie de ces informations, durant votre séjour à l’hôtel, peut servir à des fins marketing, sachez que le rituel est avant tout réglementaire. Le point sur le sujet avec Stayforlong !
La France et son exigence de documentation pour les visiteurs étrangers
Lors de votre séjour touristique en France, bien avant de vous installer confortablement dans votre chambre d’hôtel, attendez-vous à remplir un petit formulaire officiel. Instauré depuis 1946, le document, comme le rappelle Service-public.fr, est une formalité pour tout visiteur étranger, que vous optiez pour un hôtel chic au cœur de Paris ou un camping bucolique en province. Au programme : identité, date et lieu de naissance, contacts, et bien sûr vos dates de séjour.
Petite nouveauté introduite en 2015 (digitalisation oblige !), le formulaire peut être numérique, souvent pré-complété grâce aux données fournies lors de votre réservation. Un simple coup d’œil pour validation, une signature, et le tour est joué. Mais gardez à l’esprit que si vous esquivez cette étape, l’établissement peut refuser votre séjour. Sachez aussi qu’en règle générale, ce document est conservé par l’établissement, mais il peut être sollicité par les forces de l’ordre durant sa période de conservation, fixée à 6 mois. Enfin, bien que l’établissement ait le droit de demander votre pièce d’identité pour vérifier que vous êtes bien la personne qui a réservé, il n’est en aucun cas autorisé à en faire une copie !
Plus d’informations sur les clients
C’est l’autre raison qui justifie la conservation de vos informations personnelles par les établissements hôteliers. Car il faut savoir que lorsque vous fournissez vos informations à un hôtel, ce n’est pas qu’une simple formalité administrative, c’est également une invitation à une expérience plus personnalisée. En effet, derrière cette collecte d’informations, il y a une volonté d’établir une relation plus intime avec le client. Ces données, pour les groupes comme Accor, sont un moyen d’optimiser l’offre, d’affiner l’accueil et surtout d’anticiper vos besoins.
Les hôteliers souhaitent donc garder le contact avec vous, que ce soit par le biais de newsletters ou d’emails, le tout au service d’une expérience mémorable. Ce n’est pas tout, la technologie joue aussi son rôle dans la révolution du séjour hôtelier. Objectif : vous permettre de gagner du temps. Avec l’avènement des check-ins en ligne, comme proposé par Accor, le rituel d’arrivée est facilité. Et certains, à l’instar de citizenM, repensent complètement le concept de réception.
